Datenschutzerklärung für die Webseite https://comain.cloud und Instandhaltungssoftware comain.cloud
Stand 25.09.2023

1. Allgemeine Informationen und Ihre Rechte

Willkommen! Wir freuen uns über Ihr Interesse an uns.

Als Verantwortliche nehmen wir den Schutz Ihrer (personenbezogenen) Daten sehr ernst. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten, wer genau für die Datenverarbeitung verantwortlich ist, an wen Sie sich bei Fragen oder Beschwerden wenden können und welche Rechte Sie im Hinblick auf Ihre Daten haben. Darüber hinaus teilen wir Ihnen weitere, gesetzlich vorgeschriebene Angaben zu den verschiedenen Datenverarbeitungen mit.

Bitte lesen Sie sich diese Datenschutzhinweise sorgfältig durch.

Erläuterung der wichtigsten Begriffe und Grundsätze

Personenbezogene Daten heißen Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder (mit einem gewissen Aufwand) bestimmbaren natürlichen Person, also neben dem Namen, der Adresse und der Telefonnummer auch alle sonstigen Daten, die diese Person oder deren Verhalten in irgendeiner Art und Weise näher beschreiben. Dazu gehören insbesondere alle digitalen Datenspuren, die jeder von uns durch die Nutzung des Internets im World-Wide-Web hinterlässt. Diese Person mit ihren Daten wird auch Betroffener genannt.

Die Verarbeitung Ihrer (personenbezogenen) Daten umfasst alle Tätigkeiten von der Erhebung, Speicherung, Nutzung, Veränderung, Übermittlung oder Weitergabe bis hin zur Löschung. Dabei spielt es keine Rolle, ob dieses elektronisch, also per Computer, oder anderweitig, also zum Beispiel auf Papier, erfolgt.

Eine konkrete Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wird auch als Verarbeitungstätigkeit bezeichnet. Jede Verarbeitungstätigkeit verfolgt einen bestimmten, zu benennenden Verarbeitungszweck und bedarf unter anderem einer konkreten, ebenfalls zu benennenden Rechtsgrundlage, andernfalls ist die Verarbeitung nicht erlaubt.

Der Verantwortliche ist derjenige, der über die Zwecke und die Mittel der Verarbeitung Ihrer Daten letztlich bestimmt. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Verantwortlich eine Person, ein Unternehmen oder eine sonstige Vereinigung, öffentliche Stelle oder dergleichen ist. Der Verantwortliche kann die Entscheidung über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung alleine, mit anderen gemeinsam oder im Auftrage eines Dritten treffen.

Kunden sind Unternehmen, welche mit der cubeoffice GmbH & Co. KG einen Vertrag über den Erhalt einer kostenlosen, Test- oder kostenpflichtigen comain.cloud Umgebung oder anderer Serviceangebote abgeschlossen haben. Beispiel: Wenn ein Unternehmen eine „comain.cloud Umgebung“ erwirbt und im Rahmen dieser Bereitstellung Konten für Mitarbeiter einrichtet, ist das Unternehmen der Kunde und jede Einzelperson, die die Plattform im Rahmen der Bereitstellung nutzt, ist ein Benutzer.

comain.cloud bezeichnet die Applikationen und Dienste für die Software zur Instandhaltungsplanung, bestehend aus den Serverstrukturen für Datenbankumgebung, Applikationsbereitstellung, Dateiablage sowie die comain Desktop Anwendungen und Mobil-Apps.

Dienstdaten sind personenbezogene Daten oder andere Informationen, die Benutzer: direkt in comain.cloud eingeben oder über andere Apps und Integrationen an die Plattform senden; oder cubeoffice über autorisierte Methoden im Rahmen anderer Serviceangebote bereitstellen.

cubeoffice bezeichnet cubeoffice GmbH & Co. KG., dessen Kontaktinformationen nachfolgend in dieser Datenschutzrichtlinie aufgeführt sind.

Ihre Kontaktmöglichkeiten

Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

cubeoffice GmbH & Co. KG
Fichtestr. 29a
39112 Magdeburg
Telefon: +49 391 61128-0
E-Mail: info@cubeoffice.de

Weitere Informationen zum Verantwortlichen finden Sie im Impressum.

Wenn Sie Fragen in Bezug auf diese Datenschutzhinweise, zu Ihren von uns verarbeiteten Daten oder zu den nachfolgenden Verarbeitungstätigkeiten haben, wenden Sie sich bitte nach Möglichkeit zuerst per E-Mail an unsere/n interne/n Datenschutzbeauftragte/n:

cubeoffice GmbH & Co. KG
Fichtestr. 29a
39112 Magdeburg
Telefon: +49 391 61128-69
E-Mail: datenschutz@cubeoffice.de

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen als Betroffenem ein gesetzliches Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Die zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes Sachsen-Anhalt:

Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt
Dr. Harald von Bose
Leiterstraße 9
39104 Magdeburg
E-Mail: poststelle@lfd.sachsen-anhalt.de

Eine Liste aller Landesdatenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

2. Ihre Rechte als Betroffene/r

Als Betroffene/r haben Sie grundsätzlich die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre (personenbezogenen) Daten:

• Auskunft über die von Ihnen gespeicherten Daten zu erhalten,
• unrichtige Daten berichtigen oder vervollständigen zu lassen,
• die Löschung der Daten zu verlangen, wenn die Daten z.B. für den Verwendungszweck nicht mehr erforderlich sind oder es keine Rechtsgrundlage (mehr) für die Verarbeitung gibt,
• eine (zeitlich befristete) Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen, wenn z.B. die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung vermutlich unrechtmäßig erfolgt,
• der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten durch uns zu widersprechen,
• die Aushändigung einer Kopie der Daten in einem weiternutzbaren elektronischen Format zu verlangen, soweit dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden,
• die Einwilligung zur Nutzung jederzeit zu widerrufen und anschließend „vergessen“ zu werden, falls die Nutzung Ihrer Daten auf einer zuvor erteilten Einwilligung beruht.
• sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (siehe oben) zu beschweren, falls Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind.

Bei Fragen oder einer Bitte um Auskunft oder zur generellen Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n (datenschutz@cubeoffice.de).

Bitte räumen Sie uns für die Bearbeitung Ihrer Anfrage 14 Tage Bearbeitungszeit ein.

3. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung und Hinweis zu Servicedaten

Sofern angegeben, gilt diese Datenschutzrichtlinie für Servicedaten. Wir haben keine Kontrolle über den Inhalt der Servicedaten und sind aufgrund der Sicherheitsfunktionen der Plattform in den meisten Fällen nicht in der Lage, solche Inhalte zu lesen. Gemäß der DSGVO und ähnlichen Gesetzen gilt cubeoffice als Auftragsverarbeiter des Kunden für alle personenbezogenen Daten in den Servicedaten.

cubeoffice verarbeitet personenbezogene Daten in den Servicedaten gemäß den Anweisungen des jeweiligen Kunden oder gemäß geltendem Recht.
Für jeden comain.cloud Mandant in der comanin.cloud Umgebung ist der relevante Kunde derjenige, den cubeoffice zur Kontrolle des Administratorkontos autorisiert. Insbesondere ist dieser Kunde der Verantwortliche für alle Informationen, die von einem Benutzer an diesen comain.cloud Mandant übermittelt werden, einschließlich der comain Benutzer. Das Vorstehende gilt auch dann, wenn diese Benutzer Mitarbeiter eines anderen Kunden sind, da jeder Kunde nur für seine eigenen comain.cloud Mandanten verantwortlich ist.

Die Datenschutzrichtlinie gilt auch für unseren Umgang mit personenbezogenen Daten, die keine Servicedaten sind, wie z. B. personenbezogene Daten über:

• Besucher unserer Websites und Veranstaltungen;
• Potenzielle Kunden und deren Personal;
• Wiederverkäufer und Empfehlungspartner;
• Personen, die sich für unseren Newsletter oder andere Marketingaktivitäten anmelden; Und
• Aktuelle Kunden und Benutzer in Bezug auf die Beschaffung von Serviceangeboten und die Verwaltung der Beziehung zu cubeoffice.

Diese Datenschutzerklärung erstreckt sich jedoch nicht auf Daten, die wir im Rahmen unserer eigenen Recruiting- und Personalmanagementaktivitäten verarbeiten.

4. Arten personenbezogener Daten, die wir erfassen

Da wir die comain.cloud Umgebung so konzipiert haben, dass sie inhalts- und datenunabhängig ist, sind unsere Kunden befugt, uns jede Art von personenbezogenen Daten in den Servicedaten zur Verfügung zu stellen.

Zusätzlich zu den Servicedaten erfassen wir Kontaktdaten, berufliche Angaben wie Titel und Name des Unternehmens, Informationen über die Browser und Geräte, die Einzelpersonen zur Interaktion mit uns verwenden, Informationen über die Interaktionen einer Person mit cubeoffice oder unseren Partnern, Zahlungsinformationen usw Rückschlüsse auf andere personenbezogene Daten gezogen.

Viele dieser Daten erhalten wir direkt von den betreffenden Personen, in einigen Fällen auch mit der im Abschnitt „Cookies und automatisierte Datenerfassung“ weiter unten beschriebenen Technologie. Wir erhalten personenbezogene Daten auch direkt von unseren aktuellen oder potenziellen Kunden und von anderen Drittquellen wie Wiederverkäufern, Empfehlungspartnern, Vertriebshändlern, Listenverkäufern und Marketingunternehmen sowie von öffentlich zugänglichen Quellen wie Websites potenzieller Kunden und Drittanbietern Websites wie LinkedIn.

5. Wie wir personenbezogene Daten verwenden

Wir verwenden personenbezogene Daten wie folgt:

• Zur Bereitstellung und Verbesserung unserer Serviceangebote;
• Um auf Fragen, Bedenken oder Kundendienstanfragen zu antworten und auf andere Weise die Wünsche von Einzelpersonen zu erfüllen;
• Um Informationen über unsere aktuellen und zukünftigen Serviceangebote zu versenden, einschließlich Marketingmitteilungen per Telefon, E-Mail, Online-Display-Werbung und über andere Kanäle;
• Um Ihnen unsere Serviceangebote über unsere zugelassenen Wiederverkäufer anzubieten und bereitzustellen;
• Um die Marktbedingungen und die Nutzung unserer Serviceangebote zu analysieren;
• Um den Inhalt und die Werbung anzupassen, die Einzelpersonen auf unseren Websites, im Internet und anderswo sehen;
• Um die rechtlichen Bestimmungen durchzusetzen, die unser Geschäfts- und Online-Angebot regeln;
• Um Gesetze und rechtliche Verfahren einzuhalten und Rechte, Sicherheit und Eigentum zu schützen; Und
• Für andere Zwecke, die von unseren Kunden, Benutzern oder anderen relevanten Personen, wie z. B. Website-Besuchern, angefordert oder genehmigt werden.

6. Cookies und automatisierte Datenerfassung

Allgemeines

Beim Besuch unserer Webseite werden von Ihnen verschiedene Daten verarbeitet, um die Nutzung unseres Informationsangebotes zu analysieren, zu verbessern sowie mögliche Schwachstellen erkennen und beheben zu können.

Server-Log-Dateien

Bei einem Besuch unserer Website werden Informationen in so genannten Server-Log-Dateien erhoben und gespeichert, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL (ursprüngliche Website, über die der Benutzer zu unserer Webseite bzw. Datei gekommen ist), Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und die IP-Adresse.

Diese Daten werden auf den Servern unseres Internet-Service-Providers verarbeitet. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Diese Verarbeitungstätigkeit ist keine Grundlage für eine automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling). Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Die rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse nach Abwägung aller Risiken (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser Interesse hierbei ist: Bekanntmachung unseres Unternehmens in der Öffentlichkeit, Werbung in eigener Sache, Information über unser Leistungsspektrum und Unterstützung zur Anbahnung von Geschäftskontakten durch Veröffentlichung geeigneter Kontaktmöglichkeiten für Interessenten und Geschäftspartner, Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit unseres Informationsangebotes.

Die Speicherdauer beträgt ein Jahr.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Cookies

Die Internetseiten verwenden teilweise sogenannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.

Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste.

Soweit andere Cookies (z.B. Cookies zur Analyse Ihres Surfverhaltens) gespeichert werden, werden diese in dieser Datenschutzerklärung gesondert behandelt.

Plugins und Tools

Google Analytics

Diese Website nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics, um das Benutzerverhalten beim Besuch der Website allgemein zu analysieren und die Benutzerfreundlichkeit der Website verbessern zu können. Anbieter ist die Google Inc.,1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA. Google Analytics verwendet so genannte „Cookies“. Das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Sie können die Erfassung der Ihrer personenbezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

IP Anonymisierung

Wir haben auf dieser Website die Funktion IP-Anonymisierung aktiviert. Dadurch wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor der Übermittlung in die USA gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten bei uns gespeichert.

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage unseres berechtigten Interesses zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage).

Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Links zu anderen Websites

Diese Website enthält auch Links zu Websites anderer Anbieter, auf die sich unsere Datenschutzhinweise nicht erstrecken. Wir haben in der Regel keinen Einfluss auf den Inhalt und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch diese Anbieter und bitten Sie daher, sich beim Besuch dieser Internetseiten über die dort geltenden Richtlinien zu informieren.

7. Datenaufbewahrung

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie es zur Erfüllung der in dieser Datenschutzrichtlinie dargelegten Zwecke erforderlich ist. Informationen können für zusätzliche Zeit in Kopien verbleiben, die zu Sicherungs- und Geschäftskontinuitätszwecken erstellt werden.

8. Offenlegung personenbezogener Daten

Wir geben personenbezogene Daten wie folgt weiter:

• Für die oben beschriebene Verwendung von Informationen, einschließlich der Offenlegung entsprechender Offenlegungen als Reaktion auf rechtmäßige Anfragen von Behörden, beispielsweise zur Erfüllung nationaler Sicherheits- oder Strafverfolgungsanforderungen; Und
• Im Zusammenhang mit einem tatsächlichen oder potenziellen Unternehmensverkauf, einer Fusion, einer Konsolidierung, einem Kontrollwechsel, der Übertragung wesentlicher Vermögenswerte oder einer Umstrukturierung.

Zu diesen Zwecken können wir Informationen weitergeben an:

• Unsere Partner;
• Andere Unternehmen, die uns bei den oben genannten Aufgaben unterstützen, wie etwa unsere Unterauftragsverarbeiter, unser CRM-Systemanbieter, Anbieter von Datenspeicherung und -sicherung, Marketingdienstleister, Anbieter für Kundenbeziehungsmanagement, Buchhaltungsanbieter, technische Dienstleister, unser Zahlungsabwickler usw.;

9. Zukünftige Änderung unserer Datenschutzhinweise

Um zu gewährleisten, dass unsere Datenschutzhinweise stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, behalten wir uns jederzeit Änderungen vor. Das gilt auch für den Fall, dass die Datenschutzhinweise aufgrund neuer oder überarbeiteter Leistungen, zum Beispiel neuer Serviceleistungen, Produkte oder Funktionen auf der Website oder sonstigen Verarbeitungstätigkeiten, angepasst werden müssen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Stand: 24.09.2023
(Quellen: eRecht24 und eigene Texte)